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因此,第二个步骤就是要做有系统的时间管理。
我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。
要做到这一步,可以试问自己下列几个问题。
1。
首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,无助于成果。
将时间记录拿出来,逐项逐项地问:“这件事如果不做,会有什么后果?”
如果认为“不会有任何影响”
,那么这件事便该立刻取消。
。
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第2章 掌握自己的时间(6)
然而许多大忙人,天天在做一些他们觉得难以割舍的事,比如应邀讲演、参加宴会、担任委员和列席指导之类,不知占去了他们多少时间。
而这些工作,他们本身既不感兴趣,做得也根本不够精彩。
然而他们得承受这些负担,一年又一年,就像从天而降的灾难一样躲也躲不了。
其实,对付这类事情,只要审度一下对于组织有无贡献,对于他本人有无贡献,或是对于对方的组织有无贡献。
如果都没有,只要谢绝就得了。
前文说起的那位天天有应酬的总经理,在经过一番检讨后,发现其中至少13的宴请根本没有参加的必要。
有时他甚至有点哭笑不得,因为主人并不真心希望他出席。
主人发来邀请,只不过是一番礼貌而已。
其实主人倒真希望他在请帖回执上写个“敬谢”
,而他每次敬陪,主人反而不知如何为他安排席次呢。
2。
第二个该问的问题是:“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?”
前述总经理还发现,在他参加的宴会中,事实上有13只要有公司的高级管理人员到场即可,并非每次都要他亲自参加不可。
主办单位只不过希望把该公司列在请客名单上而已。
多年来在管理方面都在研究授权问题。
任何一个组织——企业、政府、学校和军事机关,几乎每一位主管人员都接到过上级有关做好授权的指示,而且他们本人也曾屡屡对其下属阐明授权的重要。
但是这样的谆谆告诫是否产生效果,实在令人怀疑。
原因非常简单:只是因为没有完全明了授权的意义。
如果认为所谓授权,意思是说:“我的”
工作应由别人来做,那就错了;因为你既拿了薪水,就该做你自己的工作。
又有人认为:充分授权之后,最闲散的经理人便应该是最好的经理人。
这样的看法不但荒唐,而且也是不道德的。
但是我却从来没见过一位管理者,在检讨过自己的时间记录后,还不改变自己的习惯,将不必亲自处理的事交给别人。
只要翻阅一下时间记录,他就能立刻发现他的时间全用在不必要的事上了,而对于确属重要的事、他自己希望做的事和他已经承诺过的事,他却没有时间来处理。
其实他如果真想有所作为,只要将可由别人做的事交给别人就得了。
公务旅行就是个例子。
帕金森教授(C.Northcote Parkinson)在《帕金森定律》一书中指出:要迫使不胜任的上级主管退休,最好的办法就是让他不断出差旅行。
把飞机当做管理工具来用,这实在是过高地估计了飞机的作用。
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