快眼看书网

手机浏览器扫描二维码访问

第3部分（第1页）

采用正确分类

如果我们有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。

没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟，以后再想改正就不容易了。

善用档案管理工具

例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夹，还是名片簿？如果用档案夹，要用哪一种，用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？这样都可依情况而定。

注意汰旧换新

这是指要随时更新资料。

新的资料来了，就要与旧的对照一下，以确定是否取代旧的资料。

但需要考虑：是否要将每份新文件都与旧的对照，是否要将每张名片注明获得的日期及地点，以便收存整理。

还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，要尽快处理。

虹桥书吧。

第8节：引子一（5）

注意档案名称

如果没有专门的人员管理档案，很容易让档案杂乱无章，使人找不到。

现在我们用计算机存档时更要注意设置正确的文件名，以方便别人查找。

注意存盘方式

这是指如果用计算机储存档案，则必须有能够共享的空间，使他人可通过局域网查询。

此时一定要注意将资料档案备份，以免别人误操作删除了重要的资料，那就无法弥补了。

注意调卷、调案程序

一般来说，事业单位的档案管理比较正规，调卷及调案的程序都非常严谨。

想借阅一些资料，要填写借阅单，要签名，要依时限交还。

而一般的企业里，这项工作就做得比较马虎，同事之间拍拍肩膀就可以借调，借完大家就会忘掉。

电话、会议及找文件可以说是在办公室里最耗费时间的三件事。

对我们来说，如果上班时，不必开会，不必打电话、接电话，也永远不必看到任何文件，那就好像没干工作一样。

所以，文件、资料管理也是考核一般人绩效的凭据，所以，不要为图方便什么资料也不储存。

文件、资料管理与时间管理的关系因此十分密切，无论你职位高低，都得注意它的存在。

如果处理不当，它就会成为管理的绊脚石，管理者不得不慎。

小马今年得了一个“最佳秩序奖”

，原因是公司评选桌面及环境最糟糕的人时，大家都选了他。

小马是负责公关的，早就养成只要资料一来就往旁边一扔的个性。

他的座位四周摆满了文件、报纸、ＤＭ、照片……这座“文件山”

堆满了，他又堆一座，所以远远一看，根本看不见小马在哪里，只看到高高的“文件山”

。

每当同事问小马：“你怎么又在和文件大战啦？”

他都义正词严地说：“你懂什么，我这是乱中有序！”