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第10部分（第1页）

的报告有感而发的，要善于发掘他话里的意思，做出判断是应该将刚说的事进一步详述还是就此打住，继续说另外的事。

如果你没有得到他的任何评论，那么可能就是他对你刚说的不感兴趣，那么你就可以立刻进入下一个议题，这样就比较快地缩短了你的内容。

但是作报告不能总是停顿，这样会打断你作报告的节奏，而且，你的上司也可能会听得不耐烦，这就需要你的报告中要有简短且有深意的语句，可以吸引上司的注意，使他忍不住问你，他一旦问你就是给了你一个信息，他比较感兴趣，你应该接着说。

这样重点的内容就可以详细地报告给你的上司了。

做报告的时候，要会利用肢体语言，无论是你传达给你的上司，还是你从你的上司那里观察到的，都对你们之间的互动有推波助澜的作用。

你的富有意义的肢体语言会引起上司的好奇，马上跟进你的报告问个究竟，这样你就可以避繁就简，详细报告你的上司比较感兴趣的事情，而将那些他没兴趣也不重要的事情一句带过，从而既缩短了你的报告又突出了重点，真可谓一石二鸟！

另一方面，你通过对上司的肢体语言或脸上的表情进行观察，也能发现他对什么比较关心对什么不关心，因而也能够有利于缩短你的报告，从而以短小见长，以精悍取胜，给你的上司留下好的印象。

所以，面对上司做工作报告时，要想办法引起他的兴趣和注意，使他能够很好地配合你的报告做出回应，让你知道哪里需要改进，哪里还不够详细，这样你就可以有的放矢，所讲的都是你的上司关注的问题，不至于你说你的，他想他的，最后是他什么也没听进去，自然对你就不会有什么好的印象了。

因此，在作报告时一定要重视与上司的互动，在互动中完善你的工作计划，充实你的下属形象。

让邮件最短、最容易阅读

邮件内容尽量精简，能节省写信的时间并增加对方响应的机会。

“最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。”

这是一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。

该怎么做呢？你必须：一是把每一封电子邮件的内容限制在大约8～12句的范围内，二是超过20个字就应换行，三是如果超过3行必须空行。

随着计算机的普及，21世纪最流行的词语就是网络。

网络给所有的人提供了一个信息交流的广阔平台，它的适时性、方便性、快捷性备受商家的青睐。

现在，所有明智的公司高层都给自己的公司配备了网络，实行网络化办公。

作为一名员工，主要接触到的就是电子邮件。

网络化、无纸化办公蓬勃兴起，电子邮件的应用也越来越普及。

电子邮件给人们带来的方便与快捷是显而易见的。

且不说电子邮件给身处不同国度、不同地区的通信双方带来比普通信件更加快捷及时的好处，就是在同一栋办公楼、不同办公室，甚至在同一个办公室、不同的人之间也广泛地使用。

这是因为，电子邮件比起面谈、电话交谈的最大好处是其具有群发、快捷、及时的功能。

比如说一个公司的部门经理要通知他部门的员工某件事情，他可以通过发电子邮件，而不需要给每个人都打一次电话，而且在你打电话时需要适时地联系上对方，电子邮件不受这一点的约束，只要保证对方及时地看到邮件即可。

第5章　制作简单的报告（7）

正因为电子邮件具有这些优点，电子邮件才被广泛地使用。

但是在享受着电子邮件给我们带来方便的同时，我们也容易走入误区。

一是我们可能过分依赖电子邮件，希望所有的信息都通过它来传递使得邮件繁琐冗长。

二是我们可能对邮件形式过分的追求使得它重点不突出，甚至本末倒置。

因此我们首先应该明白电子邮件其实也是一种邮件，是信息交流的一种载体，是我们用来彼此沟通交流的工具。

作为你与上司间交流信息、汇报工作的电子邮件，它不同于你与亲朋好友间互相问候的邮件。

你给亲朋好友的邮件可以不在乎长短，不在乎内容是否有条理，不在乎他们是否真的能够了解你的心情，但是，你给上司的电子邮件却不能什么都不管，想到什么说什么，没有主次、长篇大论，这样恐怕你的上司总有一天会将你的电子邮箱设为拒绝接受邮箱的。

由于你与上司间的交流是纯粹工作上的，那么就应该做到短小精悍、重点突出，使你的上司一看就明白，这才是你发给上司的合适的电子邮件。

如果你能够抓住上司的心理寄发电子邮件，那么你的电子邮件会给你带来幸运和无穷的机会。