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极的拖 延艺术中更好地发挥自己的作用。
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替首长搞好接待的艺术 替首长搞好接待,是秘书的一项经常性的工作。
搞好这项工作,对于建立上下之间、左 右之间、内外之间的良好关系,确立首长在人们心目中的良好形象,至关重要。
同时,对于 及时准确处理好来访者的问题,从中取得更多的信息,也关系极大。
因此,接待工作就是首 长了解下情的一个窗口,进行调查研究的一种方式,为决策提供依据的一个渠道。
一、接待工作的特点 信访部门或其他一些部门接待来访工作,是以组织的名义专门接待来访者。
替首长做接 待工作则不完全一样,其中大部分是来访首长个人,而由秘书出面接待。
因此它们之间有许 多共同点,也有许多不同点。
替首长搞接待工作,有三条明显的特点: (一)任务繁杂 来访者有的是事先约好,有的是突如其来; 有的是首长认识,有的是首长不认识; 有的是首长的远亲,有的是首长的老上级、老战友、老部下; 有的是很受欢迎,有的是遭人讨厌: 有的是第一次来访,有的是三番五次还要再来; 有的是代表一级组织,有的是代表个人或家庭; 有的是来求办事,有的是来解决问题; 有的是专程看望,有的是前来挑刺; 有的是衣锦还乡,有的是上门乞求。
…… 如此等等,罗嗦而又麻烦。
一个军级单位办公室的秘书,一天办了49 件事,其中接待 来访人员9 次,派车12 次,接车送站6 次,安排餐宿三个规格8 次。
一天中有三分之二是 接待工作,既不可推,也无法推。
有的来访,首长亲自出面接待;有的来访,首长不便出面 接待;有的来访,首长脱不开身无法出面接待。
所有这些,都需要秘书去办理。
(二)工作具体 人来了,要吃、要住、要玩、要办事、要派车、要接送、要费口舌。
而且来人层次不同, 要求各异。
如何安置处理不仅费心思也费体力,哪一个环节没想到、没说到、没跑到都可能 出差错。
来人会说:“不热情”
、“不讲交情”
、“忘恩负义”
等等,骂了首长。
首长会说: “粗心大意”
、“不懂礼貌”
、“不考虑影响”
等等,训了秘书。
有一个老同志,看样子很普通,到某部队送孙子当兵。
现在的这些首长都不认识他,秘 书接待时较冷淡,吃住安排得很差。
谈话中,秘书发现他对这个部队的情况非常了解,但始 终不愿暴露身份。
后来上级领导听说了,亲自来看望,秘书才知道,抗战时这位老同志就在 这个部队政治部当领导,工作了相当长时间,现在一些军区的领导都曾是他的战友或下级。
秘书傻眼了,又重新做了安置。
这件事的责任不在老同志的谦虚,也不在于首长的不认 识,而在于秘书对部队的历史发展缺乏必要的了解。
接待不好,不仅来人有想法,首长不满意,涉及到首长亲戚的来访,首长亲人也可能不 高兴。
有个小伙子来找首长,说是首长的外甥,首长自己没有外甥,也没听家属说过有外甥, 便让秘书接待一下。
秘书一打听,小伙子是家属的表外甥,自己也不认识首长全家,是撞运 气来认亲的。
秘书见小伙子西装革履,不像一般人,而首长家属老家在甘肃山沟里,至今还 87
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